Accediendo a la información de una tabla dinámica con la función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Las tablas dinámicas son de gran utilidad en Excel ya que permiten agrupar la información y poder verla de forma resumida. Además ofrece mucha flexibilidad para poder decidir como mostrar la información.

En algunos casos cuando tenemos mucha información, por más que utilicemos una tabla dinámica sigue quedando demasiado grande y en esos casos podemos utilizar IMPORTARDATOSDINAMICOS (o GETPIVOTDATA para la versión en Inglés) para traer algunos datos específicos de una tabla dinámica y presentarlos en una pequeña tabla o de la forma que decidamos.

La función toma 2 parámetros obligatorios que son, el primero el nombre del campo que contiene los datos en la tabla dinámica y el segundo una referencia a una celda de la tabla dinámica. Esto es necesario para saber que tabla dinámica se va a utilizar.

Luego se pueden agregar hasta 126 pares de parámetros donde se indica el nombre de un campo y un valor para filtrar los datos.
El valor tiene que estar visible en la tabla dinámica, si intentamos acceder un dato oculto o ingresamos por error un nombre de un campo incorrecto o valor inexistente la función devuelve el error #REF!. La función siempre devolverá el valor que sea la intersección de una fila y una columna de la tabla dinámica.



Veamos algunos ejemplos

Si tenemos una tabla dinámica como la que mostramos a continuación, podemos utilizar las siguientes fórmulas para buscar información.


Para obtener el total de artículos vendidos usamos la fórmula: =IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";A$3)

Para obtener el importe total vendido a Pedro durante el mes de Enero usamos la fórmula: =IMPORTARDATOSDINAMICOS("Importe";$A$3;"Mes";"Enero";"Cliente";"Pedro")

Para obtener la cantidad de manzanas vendidas usamos la fórmula: =IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";$A$3;"Producto";"Manzana")

La mejor forma de practicar con esta fórmula es presionar = y luego seleccionar un dato en la tabla dinámica y Excel creará la formula necesaria para devolver el elemento seleccionado

También podemos buscar datos en otras celdas y no ingresar los valores fijos en las celdas, por ejemplo si la celda B25 contiene el nombre del producto sobre el que deseo información puedo usar la siguiente fórmula: =IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";$A$3;"Producto";B25). Al cambiar el valor de la celda H1 se modificará el resultado.

Ventajas

Es posible las formulas en cualquier parte de la hoja y moverlas o insertar filas ya que siempre solo hay una referencia a una cela de la tabla dinámica.
Al tratarse de una formula normal de Excel puedo formatearla como se desea y sin las restricciones de formato que tienen las tablas dinámica.

Desventajas

El dato tiene que estar visible en la tabla dinámica para poder ser utilizado con esta fórmula. Esto puede no ser tan importante si nuestra tabla está siendo creada con una rango de Excel como base pero si el origen de los datos es un cubo OLAP genera algunas limitaciones.

No se pueden cambiar los filtros de página de la tabla dinámica con una formula.

Para acceder el archivo de ejemplo haga clic aqui.

Buscar valores en una tabla con dos parámetros

Usualmente en Excel tenemos que buscar un dato particular que puede estar en una lista y para ello Excel tiene varias funciones de búsqueda. En el artículo de hoy veremos un ejemplo que combina dos funciones de búsqueda BUSCARV y COINCIDIR para poder ubicar un valor determinado en una tabla de datos.

Para buscar un valor que se encuentra en una celda determinada de la tabla vamos a necesitar realizar dos búsquedas. Primero debemos localizar la fila donde se encuentra el dato que deseamos buscar y luego la columna. Con estos dos valores identificamos la celda que contiene el dato buscado.

Para ubicar la fila usamos la función BUSCARV que busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el valor ubicado en la misma fila pero a una determinada cantidad de columnas hacia la derecha. Esta función toma 4 valores como parámetros, el primero es el valor buscado, el segundo el rango de celdas donde buscará dicho valor y que contiene también la columna que desea ser devuelta. Luego se envía el número de columna que se desea y finalmente el parámetro FALSE para indicar una coincidencia exacta.

En el tercer parámetro de BUSCARV en lugar de proporcionar directamente el número de columna utilizamos la función COINCIDIR y con ella buscamos el titulo de la columna que deseamos y como resultado obtendremos el número de columna dentro del rango.



Veamos un ejemplo


Si tenemos una tabla como la que se muestra a continuación donde se tienen Productos en las filas y los nombres de los vendedores en las columnas.


Podemos utilizar la siguiente función para ubicar cuantas Manzanas vendió Juan : =BUSCARV("Manzana";A2:E10;COINCIDIR("Juan";A2:E2;0);FALSE)

La parte de la fórmula =COINCIDIR("Juan";A2;E2;0) devolverá el número de columna que en este caso es 4, luego este valor es utilizado por BUSCARV para devolver la celda deseada.

Para hacer esta fórmula más flexible pondremos el nombre del producto y del vendedor en dos celdas separadas y luego haremos referencia a ellas en la formula.

Si la celda H5 tiene el producto y H6 el vendedor nuestra formula sería =BUSCARV(H5;A2:E10;COINCIDIR(H6;A2:E2;0);FALSE)

Cambiando los valores obtenemos distintos resultados sin tener que modificar la formula.

Para acceder al archivo del ejemplo haga clic aquí.

Realizar sumas condicionales con la formula SUMAPRODUCTO (SUMPRODUCT)

En una nota anterior he comentado como realizar sumas con más de una condición utilizando la formula SUMAR.SI.CONJUNTO, pero esta fórmula solo está disponible en Excel 2007 en este artículo explicaré una alternativa que sirve para Excel 2003 o anteriores.

La fórmula SUMAPRODUCTO realiza la multiplicación entre los arrays enviados como parámetros y luego suma cada uno de los resultados de esas multiplicaciones.

Se pueden incluir desde 2 hasta 255 matrices en esta formula y las matrices pueden ser provistas mediante rango de celdas o rangos con nombre o arrays constantes. La fórmula devolverá el error #VALOR! si los arrays tienen distintas longitudes.


Veamos algunos ejemplos


Si tenemos una lista de productos con su precio unitario y la cantidad vendida podemos en una sola celda calcular el valor total sin necesidad de utilizar una fórmula en cada línea para calcular el valor total de cada línea.


Utilizando la siguiente formula podemos calcular el total =SUMAPRODUCTO(B2:B6;C2:C6)

Otra aplicación de esta fórmula es para realizar sumas condicionales, la idea es que en el primer parámetro ingresemos rango que queremos sumar y luego las condiciones que queremos cumplir para sumar los números.


Utilizaremos la formula =SUMPRODUCTO(C2:C14;--(B2:B14="Manzana");--(A2:A14="Argentina"))

Las condiciones devolverán arrays con valores "VERDADERO" o "FALSO" que luego convertiremos a 1s y 0s. Si el valor es verdadero usaremos 1 y si es Falso usaremos 0. Al utilizar este proceso multiplicaremos cada elemento del primer parámetro por 1s o 0s dependiendo de la condición.

El -- es utilizado para convertir los valores "VERDADERO" o "FALSO" en 1s o 0s. Solo aquellos elementos que sean multiplicados por 1 llegaran a tener un valor para el paso final de la suma.

Si no incluimos el rango a sumar y solamente las condiciones estaremos realizando una fórmula similar a CONTAR.SI.CONJUNTO

Para bajar el archivo de ejemplo pueden hacer clic aqui.

Buscar el valor más frecuente en una lista con la función MODA

Cuando necesitamos encontrar el valor que se repite con más frecuencia en una lista o rango de celdas podemos utilizar la función MODA (o MODE para la versión en inglés).

La función solo toma un parámetro que es el rango donde se encuentran los valores a evaluar. Como resultado se devuelve el valor que mas aparece en la lista.

La principal limitación de esta función es que solo funciona con valores numéricos y muchas veces en Excel necesitamos buscar el valor más frecuente sobre un campo de texto. Por ejemplo supongamos que disponemos de una lista de artículos vendidos a clientes y queremos saber quien fue el cliente que ha realizado mas pedidos, dado que el nombre de cliente no es un número no podríamos usar dicha función.

Para evitar este problema podemos usar una combinación de formulas que nos permitirá utilizar la función MODA sobre un rango de valores que no sean numéricos.


Veamos el ejemplo


Utilizaremos la siguiente fórmula para buscar el valor más frecuente

{=INDICE(B2:B10;MODA(COINCIDIR(B2:B10;B2:B10;0)))}

La idea es que utilicemos algún valor numérico que identifique unívocamente al elemento. En este caso utilizamos la posición donde aparece por primera vez el elemento dado que es un valor numérico. Luego con la función índice devolvemos el elemento ubicado en esa posición.

Para ubicar la posición que ocupa cada uno de los elementos en la lista utilizamos la función COINCIDIR. Recuerden que en el caso de estar repetido un valor siempre se devolverá la primera ubicación.


Con el array de posiciones devuelto por COINCIDIR utilizamos la función MODA que devuelve aquel número que más se repite.


Finalmente con la función INDICE devolvemos el nombre que se encuentra en esa posición.

Combinando una serie de formulas que vimos en artículos anteriores podemos ampliar o resolver algunos problemas que no son posibles con la utilización de una sola formula

Para ver el archivo del ejemplo pueden hacer clic aqui.

Evaluar formulas en Excel

Cuando tenemos formulas complejas y no funcionan como necesitamos es difícil encontrar el problema. Para ayudarnos con esta tarea Excel posee una herramienta Evaluar Fórmulas que nos permite seguir paso a paso cada uno de los cálculos que Excel realiza hasta llegar al valor final.

Esta herramienta es de especial importancia cuando tenemos funciones con matrices o arrays ya que en éstas Excel realiza muchos cálculos que están incluidos en una sola fórmula.

En Excel 2007 la herramienta se encuentra en la ficha fórmulas dentro del grupo Auditoría de fórmulas


En Excel 2003 la herramienta se encuentra en el menú Herramientas, auditoría de fórmulas, Evaluar fórmulas.

Una vez seleccionada la herramienta podemos evaluar la fórmula paso a paso haciendo clic en el botón Evaluar.


Veamos un ejemplo


Utilizaremos la fórmula publicada en el articulo "Utilizando Matrices o Arrays en Excel" para sumar los 3 valores más grandes de una lista :

{=SUMA(K.ESIMO.MAYOR(A1:A10;FILA(INDIRECTO("1:3")))}

En el primer paso Excel resuelve la formula INDIRECTO("1:3") lo que nos devuelve la referencia para la siguiente fórmula


En el segundo paso Excel resuelve FILA("$1:$3") al ser una fórmula array esta se evalúa tres veces y su resultado es un array {1,2,3}


En el tercer paso Excel resuelve la fórmula K.ESIMO.MAYOR(A1:A10;{1,2,3}), nuevamente al tratarse de una formula array Excel la evalúa tres veces devolviendo el mayor, el segundo mayor y el tercer mayor en un nuevo array


En el último paso Excel resuelve la fórmula SUMA, sumando todos los valores devueltos en el array del paso anterior.

Utilizando matrices o arrays en Excel

Un array puede definirse como una colección de elementos. En Excel podríamos decir que un rango de celdas es un array pero también podemos crear nuestros propios arrays o funciones de arrays. Esto último podría definirse como una colección de elementos a los que les aplicamos una formula.

Las funciones de array las podemos utilizar para realizar cálculos complejos que de otra forma requieren ingresar varias formulas en varias celdas. De esta forma podemos reducir el ingreso de formulas como asi también los posibles errores.

Para ingresar una formula array debemos presiones Ctrl + Shift + Enter y no solo la tecla enter. Excel agregará { } en la formula indicando que es una formula array. Si no se presiona Ctrl + Shift + Enter Excel la considerara una formula normal y por lo tanto no funcionará como deseamos.

Si bien las formulas array son muy utiles no son muy utilizadas y una razón es que son mas difcilis de entender ya que una sola celda se realizan varios cálculos y cuando no funciona correctamente es mas difícil seguir los resultados.

Array constantes

En Excel podemos definir un array que esta compuestos de valores constantes y el mismo puede ingresarse en una celda o se puede asignarse a un nombre de la misma forma que lo hacemos para rangos de excel.

Por ejemplo podemos definir un nombre llamado Dias e ingresar : ={"Lunes";"Martes";"Miercoles";"Jueves";"Viernes"}.
Para los arrays constantes es necesario ingresar { }.

Para ingresar el array constante debemos ir a la ficha Formulas y presionar en el botón Definir Nombres



Para obtener un valor particular del array de constantes podemos utilizar la función INDICE de la siguiente forma : =INDICE(Dias, 1) para devolver el primer elemento. El segundo parámetro puede cambiarse para devolver el valor deseado.


Veamos algunos ejemplos de funciones con arrays

Sumar los diez numeros mas grandes de un rango
{=SUMA(K.ESIMO.MAYOR(A1:A100,{1;2;3;4;5;6;7;8;9;10))}

Si tenemos que sumar gran cantidad de numeros podemos usar esta alternativa :

{=SUMA(K.ESIMO.MAYOR(A1:A100,FILA(INDIRECTO("1:10")))}

Para mas información sobre como Excel resuelve esta fórmula puedes hacer clic aqui.

Sumar con condiciones
{=SUMA(SI(A1:A10>0;A1:A10))}

Si bien este resultado puede obtenerse utilizando la función SUMAR.SI con el array podemos definir condiciones mas complejas e incluso varias condiciones.

El tema de los arrays es muy extenso por lo tanto en as próximas semana agregaré otra nota con ejemplos.